Mit der PDFMAILER.SEND Software verschicken Sie Ihre komplette Geschäftspost ab sofort mit nur einem Klick – per Mail oder Brief!
E-Rechnung, Verträge, Belege, Postbriefe, Lohnabrechnungen, etc.
Mit PDFMAILER.SEND versenden Sie Ihre komplette Geschäftspost ab sofort mit nur einem Druckbefehl – per E-Mail, über ein Portal oder als klassischer Brief. Ganz ohne manuelle Zwischenschritte.
Wussten Sie?
Mitarbeitende in Büro und Verwaltung verbringen im Schnitt bis zu 30 Minuten pro Tag mit dem Versand von Dokumenten – durch PDFMAILER.SEND minimieren Sie genau diese Zeit.
Keine Kosten, keine Verpflichtungen
Versand von E-Rechnungen, Angeboten, Verträgen u. v. m. – direkt aus Ihrem ERP- oder Office-System
Flexible Versandwege: E-Mail, Postbrief (national & international) oder digitale Portale
Kein aufwendiges Setup, kein IT-Projekt – einfach installieren und loslegen
Anbindung an das DATEV-Rechnungsportal Lorem Ipsum doloret lamet
Leitung GV Service + Solutions |
Wela-Trognitz Fritz Busch GmbH & Co. KG
"Der PDFMAILER überzeugt uns auf ganzer Linie: Er ist leicht zu bedienen, bietet uns die nötige Flexibilität, um auf individuelle Anforderungen unserer Kunden einzugehen, und macht das tägliche Handling unkompliziert. Besonders schätzen wir, dass unsere IT-Abteilung kaum belastet wird - ein echter Gewinn für unseren Arbeitsalltag."
Geschäftsführer | Hennig Haus GmbH & Co. KG
„PDFMAILER.SEND macht den Postversand viel einfacher. Wenn Sie selbst Post versenden und PDFMAILER nicht verwenden, verpassen Sie eine super Möglichkeit“
Geschäftsführer / Managing Director | Wilbers Products
„Ich bin so froh, dass ich PDFMAILER entdeckt habe! Die Cloud Suite ist super hilfreich. Ich bin Fan von PDFMAILER“
Mit PDFMAILER.SEND versenden Sie nicht nur E-Rechnungen, sondern jedes Dokument in Ihrem Unternehmen – per E-Mail, klassischem Postbrief, Brief mit Marke, als Paket oder über digitale Portale.
Ein Klick – und der manuelle Aufwand sinkt laut Kundenbefragungen um bis zu 70 %.
Ob Adressen, Kundennummern oder Beträge – alle relevanten Daten werden im automatisierten Betrieb übernommen. So vermeiden Sie Zahlendreher, Versandfehler und doppelte Arbeit.
In der Zukunft keine Fehler mehr in den Zahlen.
Mitarbeitende in Büro und Verwaltung verbringen im Durchschnitt bis zu 30 Minuten pro Tag mit dem Versand von Dokumenten. Mit PDFMAILER.SEND lässt sich dieser Aufwand reduzieren.
Gewinnen Sie wertvolle Zeit zurück und senken gleichzeitig auch die damit verbundenen Kosten spürbar.
Seit 2025 ist die E-Rechnung Pflicht. Mit PDFMAILER.SEND sind Sie nicht nur vorbereitet, sondern auch einen Schritt voraus – denn immer mehr Geschäftspartner setzen bereits heute auf digitale Rechnungsprozesse. E-Rechnungspflicht komplett im Griff haben, ohne Angst vor gesetzlichen Anforderungen.
Erstellen Sie wie gewohnt Ihre Rechnung, Ihr Angebot oder ein anderes Dokument. PDFMAILER.SEND erzeugt per Druck daraus automatisch eine versandfertige PDF-Datei – ohne zusätzliche Software, ohne Umstellung Ihrer Abläufe.
Sie entscheiden, wie das Dokument verschickt werden soll: – Per E-Mail, als Postbrief (national oder international), per Fax oder über Portale wie Peppol. – Auch eine Anbindung an das DATEV-Rechnungsportal ist bereits vorbereitet.
Fügen Sie bei Bedarf noch einen Mailtext hinzu, wählen Sie ein digitales Briefpapier oder hängen Sie zusätzliche Dokumente an.
Mit PDFMAILER.SEND versenden Sie nicht nur E-Rechnungen, sondern jedes Dokument in Ihrem Unternehmen – per E-Mail, klassischem Postbrief, Brief mit Marke, als Paket oder über digitale Portale.
Ein Klick genügt – und der manuelle Aufwand sinkt um bis zu 50 %.
Ob Adressen, Kundennummern oder Beträge – alle relevanten Daten werden im automatisierten Betrieb übernommen. So vermeiden Sie Zahlendreher, Versandfehler und doppelte Arbeit.
In der Zukunft keine Fehler mehr in den Zahlen.
Sie haben Fragen beim Testen oder möchten PDFMAILER optimal in Ihren Arbeitsalltag integrieren?
Unser Team steht Ihnen werktags per Telefon oder E-Mail zur Seite – schnell und unkompliziert.
Hier erreichen Sie unser Team:
06392 995100
info@pdfmailer.de
Besuchen Sie unser kostenfreies Live-Webinar – immer donnerstags.
Dort zeigen wir Ihnen PDFMAILER live im Einsatz und beantworten Ihre Fragen direkt.
PDFMAILER.SEND ist eine Software, mit der Sie Ihre gesamte Geschäftspost – etwa Rechnungen, Angebote oder Briefe – direkt beim Drucken mit nur einem Klick versenden können.
Die Installation erfolgt wie ein normaler Druckertreiber, sodass die Software aus nahezu jedem Programm genutzt werden kann, zum Beispiel aus Ihrem ERP- oder Office-System.
Sie entscheiden flexibel über den Versandweg: per E-Mail, als klassischer Postbrief mit Marke, über ein angebundenes Druckzentrum, über ein eigenes Rechnungsportal oder über digitale Plattformen wie Peppol. (Eine Anbindung an die DATEV E-Rechnungsplattform ist bereits vorbereitet und wird in Kürze verfügbar sein.)
Das Besondere an PDFMAILER.SEND: Die Software lässt sich schnell einrichten, ist sofort einsatzbereit und spart Ihnen täglich wertvolle Zeit – ganz ohne aufwendige IT-Projekte oder Schulungen.
Mitarbeitende in Buchhaltung und Verwaltung verbringen im Schnitt bis zu 30 Minuten täglich mit dem Versenden von Geschäftspost – vom Drucken über das Kuvertieren bis hin zum Versand.
Mit PDFMAILER.SEND lässt sich dieser Aufwand um bis zu 50 % reduzieren, da viele Schritte automatisiert im Hintergrund ablaufen.
Das bedeutet: mehr als 13 Arbeitstage pro Jahr und Mitarbeiter, die Sie für wichtigere Aufgaben nutzen können – statt für Routineprozesse.
Mit PDFMAILER.SEND können Sie Ihre Geschäftspost flexibel und effizient versenden – per E-Mail mit individuellem Anschreiben, als nationalen oder internationalen Postbrief über ein Druckzentrum oder mit Internetmarke, über Ihr eigenes Rechnungsportal, über digitale Plattformen wie Peppol oder künftig über die DATEV E-Rechnungsplattform.
Die Software unterstützt gängige E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung, sodass jedes Dokument korrekt und empfängerfreundlich zugestellt wird. So versenden Sie automatisch auf dem Kanal, den der Empfänger erwartet – effizient, nachvollziehbar und ohne zusätzlichen Aufwand.
Nein – im Gegenteil. PDFMAILER.SEND ist so konzipiert, dass es sich nahtlos in den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden integriert.
Die Software wird wie ein Druckertreiber installiert und kann direkt aus Ihrem ERP-System oder Office-Programm genutzt werden.
Das bedeutet: Dokument erstellen, auf „Drucken“ klicken, Versandweg wählen – fertig.
Sie benötigen keine zusätzlichen Schulungen oder Umstellungen – und können in der Regel innerhalb weniger Minuten starten.
Ja, absolut. PDFMAILER.SEND ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet, die ohne großen Aufwand digital versenden und gesetzliche Vorgaben erfüllen möchten.
Einfache Installation und Bedienung – ohne IT-Abteilung
Keine komplexen Projekte oder Schulungen nötig
Zeit- und Kostenersparnis schon ab dem ersten Versand
Rechtssicherer Versand von E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung)
Ob Einzelunternehmer oder kleines Team – mit PDFMAILER.SEND digitalisieren Sie Ihre Geschäftspost schnell, zuverlässig und bezahlbar.
Ja. Mit PDFMAILER.SEND können Sie auch klassische Briefpost automatisiert versenden – national und international.
Ihre Dokumente werden direkt an ein angebundenes Druckzentrum übermittelt, wo sie gedruckt, kuvertiert, frankiert und versendet werden.
Sie müssen nichts mehr manuell erledigen – das spart Zeit, Aufwand und Portokosten.
Für Sonderfälle, bei denen ein Brief z. B. unterschrieben oder lokal gedruckt werden muss, stellt PDFMAILER.SEND automatisch das passende Porto (z. B. in Form einer Internetmarke) bereit – direkt per Druckbefehl.
Nach der 14-tägigen kostenfreien Testphase können Sie PDFMAILER.SEND als monatlich kündbares Abonnement weiter nutzen – ganz ohne langfristige Vertragsbindung.
Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot – exakt abgestimmt auf Ihre Unternehmensgröße und Anforderungen.
Hier finden Sie eine Auflistung unserer aktuellen Preise.
Wollen Sie das PDFMAILER.SEND Abonnement nicht fortführen, können Sie nach Ablauf der 14-tägigen Testphase kostenfrei auf PDFMAILER START.FREE wechseln. Ihre Druckertreiber und Einstellungen bleiben dabei vollständig erhalten und werden auf die Funktionsweise von PDFMAILER.START gestuft. Die Nutzung ist kostenlos, der Versand ist jedoch auf drei E-Rechnungen pro Monat begrenzt.
Ja. PDFMAILER.SEND lässt sich unkompliziert in nahezu jedes bestehende System integrieren – egal ob ERP, CRM oder Office.
Die Software funktioniert wie ein einfacher Druckertreiber unter Windows. Sie installieren PDFMAILER.SEND in wenigen Minuten und können anschließend Dokumente direkt aus Ihren gewohnten Programmen versenden.
Es ist keine zusätzliche Software, keine umfangreiche Umstellung und kein IT-Projekt erforderlich.
Kompatibel mit ERP- und Office-Systemen (z. B. Microsoft Dynamics NAV, SAP, SoftENGINE ERP-SUITE, DATEV, Lexware, Microsoft Office u.v.m.)
PDFMAILER.SEND sorgt dafür, dass Ihre Dokumente korrekt erstellt, aufbereitet und versandfertig gemacht werden – z. B. für den E-Mail-Versand, den Postversand oder für E-Rechnungsportale. Die Übertragung selbst erfolgt dann über die jeweiligen Kanäle – also per E-Mail, Postdienstleister oder z. B. über das Peppol-Netzwerk. Dabei gelten die jeweiligen Standards und Sicherheitsrichtlinien der eingesetzten Versandwege.
PDFMAILER unterstützt Sie dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, z. B. durch die Erzeugung konformer Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung und optional durch passwortgeschützte PDF-Dateien.
Die Installation von PDFMAILER.SEND ist ganz einfach und dauert in der Regel weniger als 10 Minuten.
So funktioniert’s:
Sie benötigen keine besonderen IT-Kenntnisse. PDFMAILER.SEND ist sofort einsatzbereit, und Sie können noch am selben Tag Ihre erste Geschäftspost versenden – ganz ohne komplizierte Einrichtung.
PDFMAILER lässt sich auf zwei Arten nutzen – je nachdem, wie viel Automatisierung Sie wünschen:
Schnellstart (Basic-Nutzung):
PDFMAILER wird wie ein Druckertreiber installiert und funktioniert sofort aus nahezu jedem System mit Druckfunktion – z. B. aus Ihrem ERP, CRM oder Office-Programm.
Sie drucken, wählen den Versandweg, und schon geht die Post raus – per E-Mail, Postbrief oder z. B. über ein Rechnungsportal.
Versandprozesse weiter automatisieren:
Wenn Sie wünschen, dass PDFMAILER alle Versandparameter automatisch erkennt und verarbeitet (z. B. Versandweg, Empfängerdaten, Belegtyp, XML-Erzeugung etc.), muss unsere Drucktechnologie einmalig in die Formulare oder Vorlagen eingebunden werden.
Das ist kein IT-Großprojekt, aber ein bewusster Schritt, der PDFMAILER besonders leistungsfähig macht. Gerne unterstützen wir Sie dabei – auch schon in der Testphase.
Zusätzlich verfügt PDFMAILER über eine integrierte KI*, die viele Dokumentinhalte automatisch erkennt und zuordnet – ganz ohne Formularintegration. Damit wird Automatisierung noch einfacher.
Eine E-Rechnung, oder elektronische Rechnung, ist ein digitales Dokument, das die herkömmliche Papierrechnung ersetzt. Sie ist in einem strukturierten elektronischen Format erstellt (XML), das maschinenlesbar ist und eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind ZUGFeRD und XRechnung gängige Formate.
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen im B2B-Bereich gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen elektronisch eingehende Rechnungen (ZUGFeRD & XRechnung) akzeptieren. Ab 2027 wird auch der Versand elektronischer Rechnungen verpflichtend sein.
Die Einführung der E-Rechnung schafft die Basis für ein zukünftiges Meldesystem, das Unternehmen verpflichten wird, ihre steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Umsätze elektronisch an die Finanzverwaltung zu melden. Dieses System soll Umsatzsteuerbetrug bekämpfen und eine effizientere Steuerverwaltung ermöglichen.
Die Digitalisierung im E-Rechnungsumfeld fördert Effizienz, verringert Fehler, verkürzt die Bearbeitungszeiten und unterstützt den Umweltschutz durch reduzierten Papierverbrauch.
Unternehmen, die nicht den gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung entsprechen, können mit verschiedenen Nachteilen konfrontiert werden. Dazu gehören Verzögerungen in der Rechnungsverarbeitung, Bußgelder und b, wie Beeinträchtigungen der Beziehungen zu Geschäftspartnern.
Ab 2025 ist es nicht mehr möglich, dem Empfang von E-Rechnungen zu widersprechen, was bedeutet, dass Unternehmen, die sich nicht anpassen, Risiken eingehen, ihre Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden zu gefährden, da diese möglicherweise keine nicht-konformen Rechnungsformate akzeptieren.
E-Rechnungen können über ERP-Systeme erstellt und versendet werden, die mit E-Rechnungssoftware, wie PDFMAILER integriert sind. PDFMAILER unterstützt alle notwendigen E-Rechnungsformate (ZUGFeRD & X-Rechnung) und erleichtert die Datenerfassung und den Versand.
Werden Rechnungen in OfficeDokumenten erstellt, unterstützt PDFMAILER mit der inkludierten KI.*
Ja, Sie können auch nach 2025 Rechnungen in Word oder Excel erstellen, jedoch ist es erforderlich, dass diese Dokumente in ein gesetzlich akzeptiertes E-Rechnungsformat wie ZUGFeRD oder XRechnung umgewandelt werden, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Das reine Erstellen einer Rechnung in Word oder Excel genügt nicht den gesetzlichen Anforderungen für den elektronischen Rechnungsverkehr.
Die Umwandlung in ein konformes Format kann durch den Einsatz spezialisierter Softwarelösungen erfolgen. Tools wie PDFMAILER ermöglichen es, Dokumente direkt aus Word oder Excel in akzeptierte E-Rechnungsformate zu konvertieren und automatisch relevante Daten zu extrahieren und zu verarbeiten. Diese Lösungen stellen nicht nur die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicher, sondern optimieren auch die Effizienz der Rechnungsverarbeitung durch Automatisierung.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Diese Regelung betrifft alle Firmen, unabhängig von ihrer Größe.
Ab 1.1.2027 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland auch elektronische Rechnungen versenden. Allerdings gibt es hierbei spezifische Übergangsfristen und Ausnahmen, die kleinere Unternehmen betreffen, insbesondere solche mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro.
Für diese kleineren Unternehmen wird die Verpflichtung zur ausschließlichen Ausstellung von strukturierten E-Rechnungen erst ab dem 1. Januar 2028 bindend. Bis dahin dürfen sie weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierte elektronische Rechnungen ausstellen, vorausgesetzt, der Empfänger stimmt zu. Diese Regelung gibt kleineren Betrieben zusätzliche Zeit, ihre Systeme anzupassen und sich auf die vollständige Umstellung vorzubereiten.
Es ist wichtig, dass alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, sich frühzeitig mit den Anforderungen und Fristen vertraut machen, um reibungslose Übergänge zu gewährleisten.
Die Vorbereitung Ihres Unternehmens auf die E-Rechnungspflicht erfordert sorgfältige Planung und Implementierung. Hier ist eine einfache Checkliste, die Ihnen dabei hilft, den Übergang zu meistern:
Durch die Einhaltung dieser Schritte stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen effektiv auf die Einführung der E-Rechnungspflicht vorbereitet ist, die technischen Lösungen effizient nutzt und gesetzlichen Anforderungen problemlos entspricht.
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen jeder Größe. Hier sind die wichtigsten Vorteile detailliert beschrieben:
Kosteneinsparungen:
Reduzierung von Druck- und Versandkosten: Durch die Vermeidung physischer Rechnungen sparen Unternehmen erheblich bei Papier, Druck und Porto.
Effiziente Rechnungsverarbeitung: Die Automatisierung des Rechnungsprozesses verringert manuelle Eingriffe, was die Bearbeitungszeit und damit verbundene Kosten deutlich reduziert.
Zeitersparnis:
Schnellere Rechnungsbearbeitung: E-Rechnungen können sofort übermittelt und verarbeitet werden, was die Zahlungszyklen beschleunigt.
Automatisierte Workflows: Viele Schritte, die bei der Papierrechnung manuell erfolgen, wie das Einbuchen, die Genehmigung und die Archivierung, können automatisiert werden.
Reduzierung von Fehlern: Manuelle Eingriffe sind eine häufige Fehlerquelle bei der Rechnungsstellung. Automatisierte Systeme minimieren dieses Risiko, indem sie Daten direkt aus dem ERP-System übernehmen und weiterverarbeiten.
Stärkere Compliance:
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Einhaltung neuer gesetzlicher Anforderungen wird vereinfacht, da moderne E-Rechnungssysteme aktualisiert und an gesetzliche Änderungen angepasst werden können.
Nachvollziehbarkeit und Transparenz: Digitale Rechnungen bieten verbesserte Möglichkeiten zur Überwachung und Auditierung, was die Transparenz erhöht und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen unterstützt.
Umweltfreundlichkeit:
Reduktion des Papierverbrauchs: Der Umstieg auf E-Rechnungen trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei, was nicht nur Kosten spart, sondern auch die Umwelt schont.
Zukunftssicherheit:
Flexibilität und Skalierbarkeit: Digitale Rechnungssysteme sind leicht skalierbar und können mit dem Wachstum eines Unternehmens mitwachsen. Neue Funktionen und Technologien lassen sich einfacher integrieren.
Diese umfassenden Vorteile verdeutlichen, wie der Wechsel zu E-Rechnungen nicht nur eine gesetzliche Anforderung erfüllt, sondern auch eine strategische Investition in die Effizienz und Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens darstellt.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ist mit wichtigen Schlüsseldaten und Fristen verbunden, die Unternehmen beachten müssen, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen:
Ab 01.01.2025
Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Es gilt die Empfangspflicht für inländische Umsätze im B2B-Bereich.
Bis 31.12.2026
Ende der Übergangsregelung für die Ausstellung und den Versand von Papier- oder unstrukturierten PDF-Rechnungen für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000€.
Ab 01.01.2027
Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich. Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000€ dürfen noch Papier- oder unstrukturierte PDF-Rechnungen versenden.
Bis 31.12.2027
Ende der Übergangsregelung für die Ausstellung und den Versand von Papier- oder unstrukturierten PDF-Rechnungen für alle Unternehmen, Vereine, Verbände etc. im B2B, auch mit einem Jahresumsatz unter 800.000€.
Ab 01.01.2028
Pflicht zur Einhaltung aller Anforderungen bezüglich E-Rechnungen für alle Unternehmen, Vereine, Verbände etc. Der Versand von Papier- und unstrukturierten PDF-Rechnungen ist nicht mehr zulässig.
Vorbereitungsmaßnahmen:
Unternehmen sollten bereits jetzt beginnen, ihre Systeme zu aktualisieren und ihre Prozesse anzupassen, um den Übergang zu erleichtern. Dazu gehört die Implementierung oder Aktualisierung von ERP-Systemen, die Schulung von Mitarbeitern und das Testen der neuen Prozesse, um sicherzustellen, dass sie den neuen Anforderungen gerecht werden.
Diese Fristen und Daten sind entscheidend, damit Unternehmen rechtzeitig die notwendigen Maßnahmen ergreifen können, um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung zu profitieren.
Welche technischen Anforderungen bestehen für die korrekte Formatierung und Übermittlung von E-Rechnungen? Für die korrekte Formatierung und Übermittlung von E-Rechnungen müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungsdaten den nationalen und internationalen Standards entsprechen. In Deutschland müssen E-Rechnungen beispielsweise den ZUGFeRD- (ab 2.0) oder XRechnung-Standards genügen, die eine strukturierte Datenübermittlung in einem maschinenlesbaren Format sicherstellen. Diese Formate erleichtern die automatische Verarbeitung und Integration in bestehende Systeme, wie ERP-Lösungen, und sorgen für eine effiziente und fehlerfreie Datenübertragung.
PDFMAILER.SEND erzeugt die entsprechenden gesetzlich vorgeschriebenen E-Rechnungsdaten.
Schlüsselkomponenten für die korrekte Formatierung umfassen:
Strukturierte Daten: Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Betragsdetails und Steuerinformationen müssen klar strukturiert und gekennzeichnet sein.
Standardkonforme Tags: Die Verwendung von standardisierten Tags erleichtert die automatische Erkennung und Verarbeitung der Rechnungsdaten durch Empfängersysteme.
Validierungsprozesse: Vor dem Versand sollten E-Rechnungen durch Softwaretools validiert werden, um die Einhaltung der Standards zu gewährleisten und Fehler zu minimieren.
*Ihre Belegdaten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Auch die Entwicklung und der Betrieb der eingesetzten KI erfolgen innerhalb der EU. Es kommen keine US-Cloud-Dienste oder US-basierten Systeme zur Verarbeitung Ihrer Daten zum Einsatz.
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