Ob manueller Schnellstart mit KI oder volle ERP-Automatisierung – finden
Sie Ihren Weg zur digitalen Rechnung. 100% rechtskonform, 0% Risiko.
PDFMAILER.START
E-Rechnung
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Perfekt für geringes Belegaufkommen ohne IT-Aufwand. KI erkennt Daten, Sie bestätigen – fertig.
Installation und Versand in unter 2 Minuten
Funktioniert direkt mit Word, Excel oder Ihrem Buchhaltungstool
Kl-gestützte Belegdatenerkennung*
Perfekt für geringes Belegaufkommen ohne IT-Aufwand
PDFMAILER.SEND
Automatisierte
E-Rechnungen
Die Lösung für wachsende Unternehmen und Profi-Workflows. Nahtlose Integration in Ihr ERP-System
Kl-gestützte Datenextraktion aus jedem Format*
Nahtlose Integration in ihr bestehendes ERP-System
Hunderte Rechnungen mit einem Mausklick verarbeiten
Maximale Effizienz durch tiefe System-Integration
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Was Unternehmen jetzt wirklich tun müssen und wie die gotomaxx Lösungen für den E-Rechnungseingang und -ausgang helfen können.
Versenden & Empfangen elektronischer Rechnungen
E-Rechnungspflicht seit 2025, XRechnung/ ZUGFeRD, gesetzeskonforme Archivierung von Belegen im Eingang & Ausgang
Informationen zur aktuellen Lage
Seien Sie gewappnet für die E-Rechnungspflicht!
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Keine Kosten, keine Verpflichtung, Sofort anwendbar
Unsere Mission: Die E-Rechnung soll kein kompliziertes IT-Projekt sein. Deshalb haben wir PDF Mailer entwickelt – eine Software, die sich an Ihre Arbeitsweise anpasst, nicht umgekehrt. Ob Sie mit Word, Excel oder einem ERP-System arbeiten: Bei uns sind Sie in wenigen Minuten startklar.
Laden Sie das Installationspaket herunter und starten Sie das Setup, um PDFMAILER 14 Tage lang kostenfrei zu testen. Keine Sorge, dafür müssen Sie kein IT-Profi sein. Die Installation geht ganz einfach mit wenigen Klicks und dauert in der Regel nicht länger als 10 Minuten.
Versenden Sie Ihre Geschäftspost noch am selben Tag. Einfach über die Druckerfunktion den PDFMAILER auswählen, Format und Versandart festlegen und abschicken. Ihr Dokument wird dann vollautomatisch per Mail, Brief oder über ein Webportal versendet. Eingehende E-Rechnungen oder Verträge können Sie übersichtlich ablegen und rechtssicher archivieren.
Nach 14 Tagen entscheiden Sie, ob Sie unser Programm weiterhin nutzen wollen. Wir erstellen Ihnen ein passendes Angebot.
Ein Klick startet Ihre Testphase – Sie haben die Wahl
Das hängt davon ab, wie viele Nutzer Sie haben und welche Module Sie einsetzen möchten. Eine Lizenz erhalten Sie schon ab 14,90€ – gerne erstellen wir Ihrem Unternehmen aber ein individuelles Angebot, passend zu Ihrer gewünschten Nutzerzahl. Hier finden Sie eine Auflistung unserer aktuellen Preise.
Gut zu wissen:
Beim postalischen Versand erfolgt die Abrechnung transparenzfreundlich über ein Guthabensystem – pro Sendung. So behalten Sie jederzeit die volle Kostenkontrolle.
Nach der 14-tägigen kostenfreien Testphase können Sie die entsprechende PDFMAILER Lösung als monatlich kündbares Abonnement weiter nutzen – ganz ohne langfristige Vertragsbindung.
Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot – exakt abgestimmt auf Ihre Unternehmensgröße und Anforderungen.
Hier finden Sie eine Auflistung unserer aktuellen Preise.
Wollen Sie das getestete PDFMAILER Abonnement nicht fortführen, können Sie nach Ablauf der 14-tägigen Testphase kostenfrei auf PDFMAILER START.FREE wechseln. Ihre Druckertreiber und Einstellungen bleiben dabei vollständig erhalten und werden auf die Funktionsweise von PDFMAILER.START gestuft. Die Nutzung ist kostenlos, der Versand ist jedoch auf drei E-Rechnungen pro Monat begrenzt.
PDFMAILER ist eine Windows-basierte Anwendung, die wie ein Druckertreiber funktioniert – entsprechend ist die Nutzung aktuell auf Windows-Systeme beschränkt.
Die Archiv-Funktion hingegen ist eine browserbasierte Lösung und kann problemlos auch auf macOS und iOS genutzt werden – z. B. über Safari oder Chrome.
So können Sie Ihre archivierten E-Rechnungen jederzeit plattformunabhängig aufrufen und verwalten.
Der PDFMAILER lässt sich einfach in Ihr bestehendes Office- oder ERP-System integrieren. Es wird über die Druckfunktion genutzt, sodass Sie keine großen Änderungen an Ihren aktuellen Geschäftsprozessen vornehmen müssen. Automatisierungen sind möglich!
Da unser System als Druckertreiber fungiert, ist es mit nahezu jeder Software kompatibel, die eine Druckfunktion besitzt. Egal ob modernes Cloud-Tool oder älteres ERP-System.
Das bedeutet: Sie installieren die Software und drucken Ihre Rechnung wie gewohnt aus Ihrem Programm (z.B. Word oder Lexware). Unsere KI erkennt die Daten sofort und erstellt daraus die rechtskonforme E-Rechnung.* Es ist keine Anpassung an Ihrer bestehenden Software nötig.
Viel weniger, als man denkt! Während PDFMAILER.START sofort „out of the box“ läuft, integrieren wir PDFMAILER.SEND direkt in Ihr ERP-System, um den Versand komplett zu automatisieren. Das spart Ihnen bei vielen Rechnungen enorm viel Zeit. Wir begleiten Sie bei diesem kleinen Einrichtungsschritt, damit alles perfekt fließt.
PDFMAILER unterstützt die beiden in Deutschland gängigen E-Rechnungsformate: ZUGFeRD und XRechnung.
Sie können bei jeder Rechnung bequem auswählen, in welchem Format diese erstellt werden soll – direkt beim Versandprozess, je nach Empfängeranforderung.
So stellen Sie sicher, dass Sie gesetzeskonform und kompatibel mit öffentlichen Auftraggebern, Lieferanten und Geschäftspartnern kommunizieren – ganz ohne zusätzliche Software oder Umwege.
Ja. Mit PDFMAILER.SEND versenden Sie nicht nur E-Rechnungen, sondern auch Briefe, Verträge, Angebote und andere Geschäftsdokumente – direkt per E-Mail oder als klassischen Postbrief, national und international.
Die Besonderheit:
PDFMAILER funktioniert wie ein Druckertreiber. Sie erstellen Ihr Dokument wie gewohnt, klicken auf „Drucken“ – und wählen den gewünschten Versandweg (E-Mail, Post, Webportal, Fax etc.).
Der Postversand erfolgt automatisch über unser angeschlossenes Druckzentrum – inklusive Druck, Kuvertierung und Frankierung. Sie müssen nichts mehr manuell erledigen oder zur Post bringen.
PDFMAILER.SEND nutzt den Standard-Druckbefehl Ihres Systems. Sobald Sie auf „Drucken“ klicken, wird das Dokument automatisch in eine PDF-Datei umgewandelt und mit den nötigen Versandinformationen angereichert – z. B. Empfängeradresse, gewünschter Versandweg oder Zusatzoptionen wie Beilagen oder Briefpapier. Wenn Sie den Postversand wählen, wird das fertige Dokument digital an ein zertifiziertes Druckzentrum übermittelt. Dort übernimmt unser Partner: den Druck Ihrer Dokumente, das Kuvertieren, die Frankierung und den Einwurf in den Briefkasten – national und international.
Sie benötigen dafür weder Drucker, Papier noch Kuverts vor Ort. Die Abrechnung erfolgt bequem über ein Guthabensystem – pro Sendung.
Optional können Sie über Druckkennzeichen, KI* oder Skripte auch komplexen Massenversand vollautomatisieren – z. B. mit verschiedenen Versandarten, Empfängersprachen oder Anlagen.
Ja. Für Sendungen, die nicht über das Druckzentrum abgewickelt werden können oder sollen – z. B. Pakete oder spezielle Briefe mit Unterschrift – bietet PDFMAILER die Möglichkeit, Paketmarken (z. B. DHL) oder Internetmarken der Deutschen Post zu erzeugen und diese in den Brief einzudrucken oder auf dem Drucker für Paketlabel auszugeben.
Das funktioniert ganz einfach:
Nach dem Drucken wählen Sie den passenden Versandservice und drucken die entsprechende Wertmarke einfach aus.
So können Sie auch Retouren, Einschreiben oder Päckchen bequem aus Ihrer gewohnten Software vorbereiten – ohne Medienbruch oder manuelles Ausfüllen.
Manche Briefe erfordern z. B. eine handgeschriebene Unterschrift, das Beilegen von Originalen oder sie sind aus anderen Gründen nicht für den automatisierten Druckversand geeignet. Auch dafür bietet PDFMAILER eine Lösung:
So kombinieren Sie digitale Steuerung und manuelle Versandvorgänge – ohne Medienbruch und mit maximaler Flexibilität.
Die Installation von PDFMAILER ist in der Regel in weniger als 10 Minuten erledigt.
Anschließend können Sie direkt mit dem Versenden Ihrer Geschäftsdokumente starten – ganz ohne Schulung, einfach per Druckbefehl aus Ihrer gewohnten Software.
Wenn Sie zusätzlich PDFMAILER.MAXX für den Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen nutzen möchten, unterstützen wir Sie gerne bei der schnellen Einrichtung – in der Regel ebenfalls innerhalb kürzester Zeit möglich.
Ja, absolut. Beide Versionen sind darauf ausgelegt, Rechnungen nicht nur per Mail zu versenden, sondern sie auch direkt in Netzwerke wie DATEV oder andere Portale hochzuladen.
Ja – mit der gotomaxx-Lösung können Sie Ihre Rechnung weiterhin in Word oder Excel erstellen. Anschließend drucken Sie das Dokument über den PDFMAILER-Druckertreiber, woraufhin die integrierte KI* die notwendigen E-Rechnungsdaten (z. B. für ZUGFeRD oder XRechnung) automatisch ergänzt und der Versand rechtskonform erfolgt. Damit bleiben Sie flexibel beim Ausgangsformat und gleichzeitig gesetzeskonform beim Versand.
Bitte beachten Sie: Die Nutzung des PDFMAILER-Moduls ist erforderlich, denn allein Word oder Excel genügt nicht, um die technischen Anforderungen der E-Rechnung (XML-Daten etc.) zu erfüllen.
Eine E-Rechnung, oder elektronische Rechnung, ist ein digitales Dokument, das die herkömmliche Papierrechnung ersetzt. Sie ist in einem strukturierten elektronischen Format erstellt (XML), das maschinenlesbar ist und eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind ZUGFeRD und XRechnung gängige Formate.
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen im B2B-Bereich gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen elektronisch eingehende Rechnungen (ZUGFeRD & XRechnung) akzeptieren. Ab 2027 wird auch der Versand elektronischer Rechnungen verpflichtend sein.
Die Einführung der E-Rechnung schafft die Basis für ein zukünftiges Meldesystem, das Unternehmen verpflichten wird, ihre steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Umsätze elektronisch an die Finanzverwaltung zu melden. Dieses System soll Umsatzsteuerbetrug bekämpfen und eine effizientere Steuerverwaltung ermöglichen.
Die Digitalisierung im E-Rechnungsumfeld fördert Effizienz, verringert Fehler, verkürzt die Bearbeitungszeiten und unterstützt den Umweltschutz durch reduzierten Papierverbrauch.
Unternehmen, die nicht den gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung entsprechen, können mit verschiedenen Nachteilen konfrontiert werden. Dazu gehören Verzögerungen in der Rechnungsverarbeitung, Bußgelder und b, wie Beeinträchtigungen der Beziehungen zu Geschäftspartnern.
Ab 2025 ist es nicht mehr möglich, dem Empfang von E-Rechnungen zu widersprechen, was bedeutet, dass Unternehmen, die sich nicht anpassen, Risiken eingehen, ihre Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden zu gefährden, da diese möglicherweise keine nicht-konformen Rechnungsformate akzeptieren.
E-Rechnungen können über ERP-Systeme erstellt und versendet werden, die mit E-Rechnungssoftware, wie PDFMAILER integriert sind. PDFMAILER unterstützt alle notwendigen E-Rechnungsformate (ZUGFeRD & X-Rechnung) und erleichtert die Datenerfassung und den Versand.
Werden Rechnungen in OfficeDokumenten erstellt, unterstützt PDFMAILER mit der inkludierten KI.*
Ja, Sie können auch nach 2025 Rechnungen in Word oder Excel erstellen, jedoch ist es erforderlich, dass diese Dokumente in ein gesetzlich akzeptiertes E-Rechnungsformat wie ZUGFeRD oder XRechnung umgewandelt werden, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Das reine Erstellen einer Rechnung in Word oder Excel genügt nicht den gesetzlichen Anforderungen für den elektronischen Rechnungsverkehr.
Die Umwandlung in ein konformes Format kann durch den Einsatz spezialisierter Softwarelösungen erfolgen. Tools wie PDFMAILER ermöglichen es, Dokumente direkt aus Word oder Excel in akzeptierte E-Rechnungsformate zu konvertieren und automatisch relevante Daten zu extrahieren und zu verarbeiten. Diese Lösungen stellen nicht nur die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicher, sondern optimieren auch die Effizienz der Rechnungsverarbeitung durch Automatisierung.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Diese Regelung betrifft alle Firmen, unabhängig von ihrer Größe.
Ab 1.1.2027 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland auch elektronische Rechnungen versenden. Allerdings gibt es hierbei spezifische Übergangsfristen und Ausnahmen, die kleinere Unternehmen betreffen, insbesondere solche mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro.
Für diese kleineren Unternehmen wird die Verpflichtung zur ausschließlichen Ausstellung von strukturierten E-Rechnungen erst ab dem 1. Januar 2028 bindend. Bis dahin dürfen sie weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierte elektronische Rechnungen ausstellen, vorausgesetzt, der Empfänger stimmt zu. Diese Regelung gibt kleineren Betrieben zusätzliche Zeit, ihre Systeme anzupassen und sich auf die vollständige Umstellung vorzubereiten.
Es ist wichtig, dass alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, sich frühzeitig mit den Anforderungen und Fristen vertraut machen, um reibungslose Übergänge zu gewährleisten.
Die Vorbereitung Ihres Unternehmens auf die E-Rechnungspflicht erfordert sorgfältige Planung und Implementierung. Hier ist eine einfache Checkliste, die Ihnen dabei hilft, den Übergang zu meistern:
Durch die Einhaltung dieser Schritte stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen effektiv auf die Einführung der E-Rechnungspflicht vorbereitet ist, die technischen Lösungen effizient nutzt und gesetzlichen Anforderungen problemlos entspricht.
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen jeder Größe. Hier sind die wichtigsten Vorteile detailliert beschrieben:
Kosteneinsparungen:
Reduzierung von Druck- und Versandkosten: Durch die Vermeidung physischer Rechnungen sparen Unternehmen erheblich bei Papier, Druck und Porto.
Effiziente Rechnungsverarbeitung: Die Automatisierung des Rechnungsprozesses verringert manuelle Eingriffe, was die Bearbeitungszeit und damit verbundene Kosten deutlich reduziert.
Zeitersparnis:
Schnellere Rechnungsbearbeitung: E-Rechnungen können sofort übermittelt und verarbeitet werden, was die Zahlungszyklen beschleunigt.
Automatisierte Workflows: Viele Schritte, die bei der Papierrechnung manuell erfolgen, wie das Einbuchen, die Genehmigung und die Archivierung, können automatisiert werden.
Reduzierung von Fehlern: Manuelle Eingriffe sind eine häufige Fehlerquelle bei der Rechnungsstellung. Automatisierte Systeme minimieren dieses Risiko, indem sie Daten direkt aus dem ERP-System übernehmen und weiterverarbeiten.
Stärkere Compliance:
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Einhaltung neuer gesetzlicher Anforderungen wird vereinfacht, da moderne E-Rechnungssysteme aktualisiert und an gesetzliche Änderungen angepasst werden können.
Nachvollziehbarkeit und Transparenz: Digitale Rechnungen bieten verbesserte Möglichkeiten zur Überwachung und Auditierung, was die Transparenz erhöht und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen unterstützt.
Umweltfreundlichkeit:
Reduktion des Papierverbrauchs: Der Umstieg auf E-Rechnungen trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei, was nicht nur Kosten spart, sondern auch die Umwelt schont.
Zukunftssicherheit:
Flexibilität und Skalierbarkeit: Digitale Rechnungssysteme sind leicht skalierbar und können mit dem Wachstum eines Unternehmens mitwachsen. Neue Funktionen und Technologien lassen sich einfacher integrieren.
Diese umfassenden Vorteile verdeutlichen, wie der Wechsel zu E-Rechnungen nicht nur eine gesetzliche Anforderung erfüllt, sondern auch eine strategische Investition in die Effizienz und Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens darstellt.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ist mit wichtigen Schlüsseldaten und Fristen verbunden, die Unternehmen beachten müssen, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen:
Ab 01.01.2025
Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Es gilt die Empfangspflicht für inländische Umsätze im B2B-Bereich.
Bis 31.12.2026
Ende der Übergangsregelung für die Ausstellung und den Versand von Papier- oder unstrukturierten PDF-Rechnungen für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000€.
Ab 01.01.2027
Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich. Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000€ dürfen noch Papier- oder unstrukturierte PDF-Rechnungen versenden.
Bis 31.12.2027
Ende der Übergangsregelung für die Ausstellung und den Versand von Papier- oder unstrukturierten PDF-Rechnungen für alle Unternehmen, Vereine, Verbände etc. im B2B, auch mit einem Jahresumsatz unter 800.000€.
Ab 01.01.2028
Pflicht zur Einhaltung aller Anforderungen bezüglich E-Rechnungen für alle Unternehmen, Vereine, Verbände etc. Der Versand von Papier- und unstrukturierten PDF-Rechnungen ist nicht mehr zulässig.
Vorbereitungsmaßnahmen:
Unternehmen sollten bereits jetzt beginnen, ihre Systeme zu aktualisieren und ihre Prozesse anzupassen, um den Übergang zu erleichtern. Dazu gehört die Implementierung oder Aktualisierung von ERP-Systemen, die Schulung von Mitarbeitern und das Testen der neuen Prozesse, um sicherzustellen, dass sie den neuen Anforderungen gerecht werden.
Diese Fristen und Daten sind entscheidend, damit Unternehmen rechtzeitig die notwendigen Maßnahmen ergreifen können, um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung zu profitieren.
Welche technischen Anforderungen bestehen für die korrekte Formatierung und Übermittlung von E-Rechnungen? Für die korrekte Formatierung und Übermittlung von E-Rechnungen müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungsdaten den nationalen und internationalen Standards entsprechen. In Deutschland müssen E-Rechnungen beispielsweise den ZUGFeRD- (ab 2.0) oder XRechnung-Standards genügen, die eine strukturierte Datenübermittlung in einem maschinenlesbaren Format sicherstellen. Diese Formate erleichtern die automatische Verarbeitung und Integration in bestehende Systeme, wie ERP-Lösungen, und sorgen für eine effiziente und fehlerfreie Datenübertragung.
PDFMAILER.SEND erzeugt die entsprechenden gesetzlich vorgeschriebenen E-Rechnungsdaten.
Schlüsselkomponenten für die korrekte Formatierung umfassen:
Strukturierte Daten: Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Betragsdetails und Steuerinformationen müssen klar strukturiert und gekennzeichnet sein.
Standardkonforme Tags: Die Verwendung von standardisierten Tags erleichtert die automatische Erkennung und Verarbeitung der Rechnungsdaten durch Empfängersysteme.
Validierungsprozesse: Vor dem Versand sollten E-Rechnungen durch Softwaretools validiert werden, um die Einhaltung der Standards zu gewährleisten und Fehler zu minimieren.
*Ihre Belegdaten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Auch die Entwicklung und der Betrieb der eingesetzten KI erfolgen innerhalb der EU. Es kommen keine US-Cloud-Dienste oder US-basierten Systeme zur Verarbeitung Ihrer Daten zum Einsatz.
Wenn Sie die Stimme des Players ändern, ändert sich auch der Text der Webseite in die gewünschte Sprache.
