E-Rechnung Kleinunternehmer: was wirklich gilt
Müssen Kleinunternehmer und Freiberufler E-Rechnungen ausstellen? Die kurze Antwort: nein, in der Regel nicht. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem – seit dem 1. Januar 2025, wie jedes andere Unternehmen auch. Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland betrifft damit auch Kleinunternehmer und Freiberufler, nur eben unterschiedlich, je nachdem ob es um den Empfang oder den Versand von Rechnungen geht.
E-Rechnung für Kleinunternehmer auf einen Blick
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen und zu verarbeiten – unabhängig von Größe, Rechtsform oder Kleinunternehmerstatus. Für den Empfang reicht praktisch ein normales E-Mail-Postfach; die eingehende ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei muss lediglich lesbar gemacht und archiviert werden können.
Empfangspflicht seit 2025: keine Ausnahme für Kleinunternehmer
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen und zu verarbeiten – unabhängig von Größe, Rechtsform oder Kleinunternehmerstatus. Für den Empfang reicht praktisch ein normales E-Mail-Postfach; die eingehende ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei muss lediglich lesbar gemacht und archiviert werden können.
Ausstellungspflicht: die Befreiung nach § 34a UStDV
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind durch das Jahressteuergesetz 2024 ausdrücklich von der Pflicht befreit, strukturierte E-Rechnungen auszustellen (§ 34a UStDV). Diese Befreiung gilt unabhängig davon, ob der Kunde ein Unternehmen oder eine Privatperson ist. Wer als Kleinunternehmer Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis stellt, darf weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen verwenden.
Freiwillig dürfen Kleinunternehmer trotzdem ZUGFeRD- oder XRechnungen ausstellen, etwa wenn ein Geschäftspartner das ausdrücklich wünscht.
Sonderfall: Rechnungen an Behörden
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) gilt ein eigenes, älteres Regelwerk zur elektronischen Rechnungsstellung, das unabhängig von den umsatzsteuerlichen B2B-Regeln besteht. Die Kleinunternehmer-Befreiung nach § 34a UStDV wirkt hier nicht: Wer Leistungen an Behörden erbringt, muss unabhängig vom Kleinunternehmerstatus die geforderte XRechnung ausstellen.
Konkrete Details wie Wertgrenzen, Übermittlungsportal und Leitweg-ID unterscheiden sich je nach Bund, Land und Auftraggeber. Wer regelmäßig an die öffentliche Hand abrechnet, sollte diese Vorgaben direkt mit der ausschreibenden Stelle klären.
Was passiert beim Wechsel in die Regelbesteuerung?
Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, gilt ab diesem Zeitpunkt die reguläre Ausstellungspflicht wie für jedes andere Unternehmen auch – inklusive der Übergangsfristen bis 2027 beziehungsweise 2028, abhängig vom Jahresumsatz.
Fazit: zwei getrennte Pflichten, ein Unterschied
Für Kleinunternehmer und Freiberufler gilt eine klare Zweiteilung: Empfangen müssen sie E-Rechnungen seit 2025 wie jedes andere Unternehmen. Ausstellen müssen sie sie in der Regel nicht – die Befreiung nach § 34a UStDV gilt unabhängig davon, ob der Kunde ein Unternehmen oder eine Privatperson ist. Eine Ausnahme bilden Rechnungen an Behörden: Hier greift die Befreiung nicht, unabhängig vom Kleinunternehmerstatus ist XRechnung Pflicht. Wer regelmäßig strukturierte Rechnungen empfängt, archivieren muss oder an die öffentliche Hand abrechnet, findet mit einer passenden Softwarelösung den einfachsten Weg, alle Pflichten zuverlässig zu erfüllen.
Bleiben Sie auf dem neuesten Stand und optimieren Sie
Ihre Prozesse mit unseren Angeboten:
Kostenfreie Online-Seminare
Praxiswissen rund um E-Rechnung und PDFMAILER.
PDFMAILER kostenfrei testen
E-Mails und Anhänge automatisiert verarbeiten.
E-Rechnungen mit KI aus PDF generieren
PDFs automatisch, kostenfrei und ohne Anmeldung in strukturierte E-Rechnungen umwandeln.