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Elektronische Rechnungen sind längst fester Bestandteil digitaler Geschäftsprozesse. Dennoch herrscht im Alltag häufig Unsicherheit darüber, was tatsächlich als E-Rechnung gilt und was lediglich eine digital versendete Rechnung ist. Um dies sicher zu beurteilen, ist zunächst ein Blick auf die unterschiedlichen E-Rechnungsarten erforderlich. Erst danach lässt sich zuverlässig erkennen, ob ein Dokument den Anforderungen einer echten E-Rechnung entspricht.
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Nicht jede Rechnung, die per E-Mail eingeht oder als Datei vorliegt, ist automatisch eine E-Rechnung im rechtlichen und technischen Sinn. Entscheidend ist das zugrunde liegende Datenformat. Während klassische Rechnungen primär auf menschliche Lesbarkeit ausgelegt sind, stehen bei E-Rechnungen strukturierte Daten im Mittelpunkt, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen.
In Deutschland haben sich vor allem zwei Formate etabliert:
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format. Sie enthält ausschließlich maschinenlesbare Daten und keine visuelle Darstellung wie ein klassisches Rechnungsdokument. Dieses Format wird insbesondere für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber verwendet.
ZUGFeRD kombiniert zwei Ebenen in einer Datei:
Dadurch kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch automatisiert von Systemen verarbeitet werden. Dieses hybride Modell ist vor allem im B2B-Bereich verbreitet.
Eine E-Rechnung definiert sich nicht über den Versand per E-Mail oder das Dateiformat „PDF“, sondern über die enthaltenen strukturierten Daten. Folgende Merkmale helfen bei der Identifikation:
Eine XRechnung liegt ausschließlich als XML-Datei vor. Typische Hinweise sind:
Öffnet man die Datei in einem Editor, erscheint kein klassisches Rechnungsbild, sondern strukturierter Code. Für die lesbare Darstellung ist ein spezieller Viewer erforderlich.
ZUGFeRD-Rechnungen erscheinen zunächst wie gewöhnliche PDF-Dokumente. Der entscheidende Unterschied liegt jedoch in der eingebetteten XML-Datei.
Typische Hinweise sind:
Diese Kombination macht ZUGFeRD zu einer hybriden E-Rechnung, die sowohl visuell lesbar als auch automatisiert verarbeitbar ist.
Wichtig: In vielen Programmen wird der eingebettete Datensatz über eine Büroklammer oder einen Anhangsbereich angezeigt. Standard-Webbrowser zeigen hingegen meist nur die sichtbare PDF-Seite an – die XML-Datei bleibt dort verborgen, wodurch die Rechnung leicht fälschlicherweise als einfache PDF eingeordnet werden kann.
Im täglichen Geschäftsverkehr werden viele Rechnungen digital versendet, ohne die Kriterien einer echten E-Rechnung zu erfüllen. Dazu zählen insbesondere:
Eine per E-Mail versendete PDF-Datei ohne strukturierte XML-Daten ist keine E-Rechnung. Sie ist lediglich ein digitales Abbild einer Papierrechnung. Hinweise darauf sind:
Auch gescannte Dokumente oder Bilddateien gelten nicht als E-Rechnungen. Sie enthalten keine strukturierten Daten und müssen manuell oder per Texterkennung verarbeitet werden.
Der wesentliche Unterschied liegt also nicht in der digitalen Form, sondern im strukturierten Datensatz, der die automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht.
Ob es sich um eine echte E-Rechnung handelt, lässt sich nicht allein am Versandweg oder an der Dateiendung „PDF“ erkennen. Entscheidend ist, ob strukturierte XML-Daten vorhanden sind, die den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen.
Zusammengefasst gilt:
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