Aufbewahrungsfrist Rechnungen: wie lange archivieren?
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht stellt sich für Unternehmen eine zentrale Frage: Wie lange gilt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen, und muss ich E-Rechnungen überhaupt archivieren? Die kurze Antwort: ja – und zwar revisionssicher, über einen gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum hinweg. Für die Aufbewahrungsfrist von E-Rechnungen gilt dabei dieselbe gesetzliche Regelung wie für Papierrechnungen.
Aufbewahrungsfrist Rechnungen auf einen Blick:
- 8 Jahre gesetzliches Minimum seit dem 1. Januar 2025 (§ 14b UStG, Viertes Bürokratieentlastungsgesetz)
- 10 Jahre für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute (Sonderregelung seit August 2025)
- 10 Jahre in der Praxis empfohlen – laufende Betriebsprüfungen, Einspruchsverfahren oder der Verdacht auf Steuerhinterziehung können die Frist faktisch verlängern
Aufbewahrungsfrist Rechnungen: 8 oder 10 Jahre?
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen nach § 14b UStG zum 1. Januar 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Das ist das gesetzliche Minimum für die meisten Unternehmen.
Zwei Ausnahmen sollten Sie kennen: Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute wurde die Frist im August 2025 wieder auf 10 Jahre angehoben. Und unabhängig von der Rechnung selbst bleiben Aufzeichnungen nach § 22 UStG weiterhin 10 Jahre aufbewahrungspflichtig.
Deshalb empfehlen wir in der Praxis, auch als reguläres Unternehmen eher mit 10 Jahren zu planen: Läuft eine Betriebsprüfung, ein Einspruchsverfahren oder besteht der Verdacht auf Steuerhinterziehung, kann sich die tatsächliche Aufbewahrungspflicht über die gesetzlichen 8 Jahre hinaus verlängern. Wer zu früh löscht, geht ein unnötiges Risiko ein.
Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG
Damit eine Rechnung überhaupt archivierungsfähig und zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, muss sie zunächst die Pflichtangaben nach § 14 UStG vollständig enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und Empfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung und Lieferzeitraum
- Netto-Betrag, Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
Gesamtrechnungsbetrag
Bei der E-Rechnung sind diese Pflichtangaben als strukturierte BT-Felder (Business Terms) hinterlegt. Welche davon verpflichtend und welche optional sind, erklären wir ausführlich in unserer Übersicht der BT-Felder in der E-Rechnung.
Archivierung von Rechnungen: die GoBD-Anforderungen
Neben der Aufbewahrungsfrist selbst schreiben die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) und § 147 AO vor, wie archiviert werden muss:
- Unveränderbarkeit: Die Rechnung darf nach der Archivierung nicht mehr verändert werden.
- Zugriffsmöglichkeit: Finanzbehörden müssen im Bedarfsfall, etwa bei einer Steuerprüfung, jederzeit auf die archivierten Rechnungen zugreifen können.
- Maschinenlesbares Format: E-Rechnungen müssen in ihrem strukturierten Ursprungsformat archiviert werden, etwa als XML oder XRechnung. Reine PDF- oder Bildablagen ohne den zugrunde liegenden strukturierten Datensatz genügen den Anforderungen nicht.
- Nachvollziehbarkeit: Es muss erkennbar bleiben, wer eine Rechnung wann archiviert hat und welchen Weg sie durch das Unternehmen genommen hat.
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PDFMAILER.MAXX übernimmt die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen direkt im Anschluss an Empfang oder Versand – inklusive Protokollierung, wer ein Dokument wann archiviert hat, und ERP-Tags für den schnellen Wiederzugriff nach Kunden- oder Belegnummer.Effizienzsteigerung: Rechnungen lassen sich schnell wiederfinden, manueller Suchaufwand entfällt.
Kostenersparnis: Kein Papier, kein Druck, keine physische Lagerung.
Erhöhte Sicherheit: E-Rechnungen sind vor Verlust und nachträglicher Manipulation geschützt.
Fazit: Aufbewahrungsfrist Rechnungen im Überblick
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen liegt seit 2025 gesetzlich bei mindestens 8 Jahren, in der Praxis empfehlen wir aus den genannten Gründen eher 10. Damit eine Rechnung überhaupt archivierungsfähig ist, muss sie zusätzlich die Pflichtangaben nach § 14 UStG vollständig enthalten und GoBD-konform, unveränderbar und maschinenlesbar gespeichert werden. Mit PDFMAILER.MAXX lässt sich das automatisiert und ohne zusätzlichen Aufwand umsetzen.Effizienzsteigerung: Rechnungen lassen sich schnell wiederfinden, manueller Suchaufwand entfällt.
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