XRechnung erstellen: Struktur, Bestandteile und Ablauf
Mit der E-Rechnungspflicht wird es notwendig, Rechnungen nicht nur in Papierform, sondern in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erstellen. XRechnung erstellen bedeutet: ein reines XML-Dokument ohne visuelle Darstellung erzeugen, das vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet wird. Wer stattdessen ein PDF mit eingebettetem XML sucht, findet die passende Erklärung zu ZUGFeRD in unserem Artikel, wie Sie eine ZUGFeRD-Rechnung erkennen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 kommt die Versandpflicht für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro hinzu, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen Unternehmen.
XRechnung erstellen mit PDFMAILER, kurz zusammengefasst: Rechnung wie gewohnt in Word, Excel oder dem ERP-System erstellen, über den PDFMAILER Druckertreiber ausgeben, automatisiert in eine valide XRechnung umwandeln lassen – ohne manuelle XML-Bearbeitung.
Was gehört in eine XRechnung?
Eine XRechnung ist vollständig in XML strukturiert und folgt den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931. Die enthaltenen Datenfelder – etwa Rechnungssteller, Empfänger, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Steuerbetrag und Gesamtbetrag – sind als sogenannte BT-Felder (Business Terms) definiert. Welche davon Pflicht und welche optional sind, erklären wir ausführlich in unserer Übersicht der BT-Felder in der E-Rechnung.
So erstellen Sie eine XRechnung mit PDFMAILER
Der PDFMAILER Druckertreiber von gotomaxx automatisiert den Prozess der Umwandlung herkömmlicher Rechnungen in das XRechnung-Format. Der Ablauf im Detail:
Rechnung erstellen
Die Rechnung entsteht wie gewohnt in einer gängigen Anwendung wie Word, Excel oder einem ERP-System, mit allen relevanten Angaben: Rechnungssteller, Empfänger, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Steuerbetrag und Gesamtbetrag.
Über PDFMAILER ausgeben
Statt die Rechnung direkt zu drucken, wählt der Nutzer den PDFMAILER Druckertreiber. Er agiert wie ein virtueller Drucker und erfasst die Daten im Hintergrund für die Umwandlung.
Automatische Umwandlung in XRechnung
PDFMAILER erzeugt daraus eine valide XML-Datei nach XRechnung-Standard. Wer stattdessen ZUGFeRD benötigt, kann dasselbe Dokument alternativ als hybrides PDF mit eingebetteter XML erzeugen lassen – der Ablauf ist identisch, nur das Zielformat unterscheidet sich.
Prüfen
Vor dem Versand lässt sich die erzeugte E-Rechnung kontrollieren, um sicherzustellen, dass alle Pflichtfelder korrekt und vollständig sind.
Versenden
Die fertige XRechnung wird direkt aus PDFMAILER per E-Mail, über Dokumentenportale oder über PEPPOL versendet – je nachdem, welchen Weg der Empfänger benötigt.
Vorteile auf einen Blick
- Automatisierung: Umwandlung, Prüfung und Versand laufen in einem Schritt, ohne manuelle Zwischenschritte.
- Integration: Der Druckertreiber lässt sich in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme einbinden, ohne Systemumstellung.
- Rechtskonformität: Erzeugte XRechnungen entsprechen den gesetzlichen Vorgaben und lassen sich revisionssicher archivieren.
- Bedienung: Keine speziellen IT-Kenntnisse nötig – die Erstellung läuft aus vertrauten Programmen wie Word oder Excel.
Fazit
XRechnung erstellen heißt vor allem: die richtigen Pflichtfelder in ein valides XML-Dokument bringen, ohne das selbst manuell verwalten zu müssen. Der PDFMAILER Druckertreiber übernimmt diesen Schritt direkt beim Drucken aus Word, Excel oder dem ERP-System. Wer eine breitere Einführung in die E-Rechnung sucht, findet den allgemeinen Einstieg auf der PDFMAILER.START-Seite. Wer die Erstellung stattdessen direkt per REST-API in eigene Systeme einbinden möchte, wird in unserer eRechnungs-API-Dokumentation fündig.
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