EN 16931 einfach erklärt: die Norm hinter der E-Rechnung
Die Digitalisierung macht auch vor der Rechnungsverarbeitung keinen Halt. Die europäische Norm EN 16931 bildet die technische Grundlage für XRechnung und ZUGFeRD – und damit für die E-Rechnungspflicht in Deutschland. Doch was genau verbirgt sich hinter dieser Norm, warum wurde sie eingeführt, und wie können Unternehmen sich optimal darauf vorbereiten? In diesem Blogbeitrag finden Sie alle wichtigen Informationen.
EN 16931 kurz erklärt: Die Norm legt fest, welche Daten eine E-Rechnung enthalten muss und wie sie strukturiert sind. Sie bildet die technische Grundlage für die in Deutschland gebräuchlichen Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Die Empfangspflicht für E-Rechnungen nach diesem Standard gilt in Deutschland seit dem 1. Januar 2025.
Was ist die Norm EN 16931?
Die EN 16931 ist ein europaweiter Standard für den elektronischen Datenaustausch von Rechnungen im Geschäftsverkehr. Entwickelt vom Europäischen Komitee für Normung (CEN), definiert sie die Anforderungen an ein einheitliches und strukturiertes elektronisches Rechnungsformat. Damit wird der grenzüberschreitende Austausch von E-Rechnungen in Europa harmonisiert.
Die Norm legt fest, welche Daten in einer E-Rechnung enthalten sein müssen und wie diese strukturiert sein sollen. Zu den Pflichtbestandteilen gehören unter anderem:
- Verkäufer- und Käuferinformationen
- Rechnungsnummer und -datum
- Lieferdetails
Artikelbeschreibung, - Mengen und Preise
- Steuerinformationen
Die Basis bildet ein XML-Format, das sicherstellt, dass alle relevanten Informationen standardisiert bereitgestellt werden – unabhängig von der technischen Infrastruktur des Rechnungsstellers oder -empfängers. Wie diese Pflichtfelder im Detail aufgebaut sind, erklären wir in unserer Übersicht der BT-Felder in der E-Rechnung.
Erfahren Sie mehr über die konkreten Fristen zur E-Rechnungspflicht in Deutschland.
XRechnung und ZUGFeRD: die beiden EN-16931-Formate
- XRechnung: Ein vollständig strukturiertes XML-Format, ideal für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das ein lesbares PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert.
Warum die EN 16931 eingeführt wurde – und was sie Unternehmen bringt
Vor der EN 16931 existierten zahlreiche nationale Rechnungsformate, die den internationalen Handel erschwerten. Die Norm löst dieses Problem und bringt mehrere Vorteile zusammen:
- Standardisierung: Ein einheitliches Format, das in allen EU-Mitgliedstaaten gültig ist, erleichtert den grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr.
- Effizienz und Zeitersparnis: Automatisierte Rechnungsverarbeitung beschleunigt die Bearbeitung und verbessert den Cashflow.
- Fehlerreduktion: Ein festes Datenmodell minimiert Eingabefehler und sorgt für reibungslose Abläufe.
- Kosteneffizienz: Weniger manuelle Arbeit sowie der Wegfall von Druck, Versand und Lagerung senken die Betriebskosten.
- Rechtssicherheit und Transparenz: Die EN 16931 stellt sicher, dass E-Rechnungen in der gesamten EU rechtskonform sind, und ein einheitliches Datenmodell verbessert die Nachverfolgbarkeit von Rechnungen.
Was Unternehmen beachten müssen
Die Umsetzung der EN 16931 erfordert Anpassungen in den Rechnungsprozessen. Folgende Aspekte sind entscheidend:
- Umstellung auf standardisierte Formate:
Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen E-Rechnungen im EN-16931-konformen Format erstellen und empfangen kann – siehe die Format- und Versionshinweise zu XRechnung und ZUGFeRD weiter oben. - Mitarbeiterschulungen:
Ihr Team sollte die Anforderungen der EN 16931 kennen, um die neuen Prozesse effektiv umzusetzen. - Automatisierung der Rechnungsverarbeitung:
Digitale Tools wie der PDFMAILER Druckertreiber von gotomaxx können die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen erheblich vereinfachen. - Technische Infrastruktur prüfen:
Überprüfen Sie, ob Ihre IT-Systeme E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Sichere Übertragungswege und die Integration in Buchhaltungssysteme sind essenziell. - Revisionssichere Archivierung:
Elektronische Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen Vorgaben revisionssicher archiviert werden. Halten Sie sich an die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung).
Fazit
Die EN 16931 ist die technische Grundlage, auf der ZUGFeRD und XRechnung basieren – und damit ein zentraler Baustein der deutschen E-Rechnungspflicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 beziehungsweise 2028 kommt die Versandpflicht hinzu. Wer die Anforderungen der Norm jetzt versteht, ist für beide Schritte vorbereitet. Mit PDFMAILER lassen sich ZUGFeRD- und XRechnungen erstellen, versenden und archivieren, ohne die Formatdetails selbst verwalten zu müssen.
Machen Sie Ihr Unternehmen fit für die E-Rechnungspflicht 2025!
Kontaktieren Sie gotomaxx noch heute, um mehr über unsere Lösungen zu erfahren. Oder informieren Sie sich in unseren SEMINAREN und nutzen Sie unsere über 20-jährige Erfahrung im digitalen Belegversand und in der E-Rechnung.
Bleiben Sie auf dem neuesten Stand und optimieren Sie
Ihre Prozesse mit unseren Angeboten:
Kostenfreie Online-Seminare
Praxiswissen rund um E-Rechnung und PDFMAILER.
PDFMAILER kostenfrei testen
E-Mails und Anhänge automatisiert verarbeiten.
E-Rechnungen mit KI aus PDF generieren
PDFs automatisch, kostenfrei und ohne Anmeldung in strukturierte E-Rechnungen umwandeln.