Alle Unternehmen sind verpflichtet,
E-Rechnungen entgegenzunehmen und diese gesetzeskonform zu archivieren.
Die PDFMAILER Archiv-Funktion sorgt für die revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente und macht den Empfang von E-Rechnungen im Alltag einfach.
Als Bestandteil von PDFMAILER.MAXX ergänzt das Archiv die
SEND-Funktionen um die rechtssichere Ablage – für alle, die E-Rechnungen empfangen und versenden möchten.
Keine Kosten, keine Verpflichtungen
Unsere Mission: Die E-Rechnung soll kein kompliziertes IT-Projekt sein. Deshalb haben wir PDFMAILER entwickelt – eine Software, die sich an Ihre Arbeitsweise anpasst, nicht umgekehrt. Ob Sie mit Word, Excel oder einem ERP-System arbeiten: Bei uns sind Sie in wenigen Minuten startklar.
Einmal installiert, können Ihre Mitarbeitenden direkt loslegen – ganz ohne Schulung oder technisches Know-how.
Keine Angst mehr vor Betriebsprüfungen: E-Rechnungen sind jederzeit auffindbar, 100 % GoBD-konform und automatisch strukturiert abgelegt.
Verabschieden Sie sich vom Papierchaos. Archivieren Sie eingehende E-Rechnungen direkt aus dem E-Mail-Postfach oder per Upload – digital, durchsuchbar und platzsparend.
Dank Volltextsuche, Schlagworten und Filterfunktionen finden Sie jedes Dokument – schneller als in jedem Ordner.
Ob ZUGFeRD, XRechnung oder PDF – alle E-Rechnungsformate werden unterstützt. Und bei Duplikaten warnt Sie die Software zuverlässig.
PDFMAILER.ARCHIV fügt sich direkt in Ihre bestehenden Mail-, Buchhaltungs- oder ERP-Systeme ein – für eine Archivierung genau dort, wo Sie arbeiten.
PDFMAILER.ARCHIV bietet...
GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung
Unterstützung von XRechnung, ZUGFeRD und PDF-Formaten
DSGVO-konforme Speicherung auf deutschen Servern
Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen
Intuitive Volltextsuche mit Filter- und Schlagwortfunktion
Das bedeutet für Sie...
Rechtssicherheit bei Betriebsprüfungen – nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar
Sie erfüllen die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnungspflicht ab 2025
Ihre Daten sind gesetzlich geschützt – ohne Risiko bei Datenschutzprüfungen
Volle Transparenz und Nachweisbarkeit gegenüber Prüfern und interner Compliance
Dokumente in Sekunden finden – ohne manuelles Blättern oder Zeitverlust bei Prüfungen
Eingehende E-Rechnungen direkt über das Archiv-E-Mail-Postfach oder per Upload empfangen.
PDFMAILER erkennt das Format (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung), extrahiert die Daten, vergibt Schlagworte und speichert alles revisionssicher und strukturiert.
Mit der Volltextsuche oder per Schlagwort klicken Sie sich in Sekundenschnelle zum gesuchten Beleg – ganz ohne Ordnerchaos oder langes Suchen.
Sie haben Fragen beim Testen oder möchten PDFMAILER optimal in Ihren Arbeitsalltag integrieren?
Unser Team steht Ihnen werktags per Telefon oder E-Mail zur Seite – schnell und unkompliziert.
Hier erreichen Sie unser Team:
06392 995100
info@pdfmailer.de
Besuchen Sie unser kostenfreies Live- Webinar – immer donnerstags.
Dort zeigen wir Ihnen PDFMAILER live im Einsatz und beantworten Ihre Fragen direkt.
PDFMAILER.MAXX ist ein Online-Dienst zur automatischen und rechtssicheren Archivierung von E-Rechnungen und geschäftlicher Korrespondenz.
Eingehende Dokumente – etwa im ZUGFeRD– oder XRechnungsformat – werden automatisch verarbeitet:
Die Archivierungslösung erkennt das Format, extrahiert relevante Inhalte, vergibt Schlagworte und speichert die Dokumente strukturiert, durchsuchbar und GoBD-konform ab.
Dank der integrierten Volltextsuche finden Sie jede archivierte Rechnung innerhalb von Sekunden – ohne langes Suchen in Ordnern oder E-Mail-Postfächern.
Rechtssicher archivieren heißt bei uns:
GoBD-konform archivieren – nachvollziehbar, unveränderbar und prüfungssicher
DSGVO-konforme Datenspeicherung – auf deutschen Servern
Automatische Erkennung von E-Rechnungsformaten (z. B. ZUGFeRD, XRechnung, PDF)
Schutz vor Duplikaten durch integrierte Prüfmechanismen
Protokollierung aller Archivierungs- und Zugriffsprozesse
Zugriff jederzeit & ortsunabhängig – mit leistungsstarker Volltextsuche
Zukunftssicher durch offene Standards und einfache Exportmöglichkeiten
PDFMAILER.MAXX spart Ihnen nicht nur Aufwand bei der Archivierung – sondern vor allem Zeit bei der täglichen Arbeit mit Ihren Dokumenten.
Jedes Dokument wird mit wenigen Klicks archiviert – ganz ohne komplizierte Workflows oder IT-Know-how.
Der große Zeitvorteil entsteht durch den digitalen Zugriff:
Statt langem Suchen in Aktenordnern finden Sie Ihre Dokumente künftig in Sekunden – dank Volltextsuche, Schlagworten und strukturierter Ablage.
Fazit: Weniger Papier, weniger Suchzeit, weniger Stress – und alles jederzeit griffbereit.
PDFMAILER.MAXX unterstützt alle in Deutschland gängigen E-Rechnungsformate, insbesondere:
ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten XML)
XRechnung (XML-basiert)
sowie klassische PDF-Rechnungen
Damit erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen – etwa im Rahmen der E-Rechnungspflicht – und können auch gemischte Rechnungseingänge problemlos archivieren.
Gut zu wissen: Auch PDF-Dateien ohne strukturierte Rechnungsdaten können Sie manuell erfassen und mit Metadaten versehen – für eine vollständige und nachvollziehbare Ablage.
Ja. PDFMAILER.MAXX lässt sich problemlos in Ihre bestehenden ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren.
So können Sie Dokumente direkt aus Ihren Geschäftsprozessen heraus archivieren – ohne Umwege.
Rechnungen Ihrer Geschäftspartner archivieren Sie ganz einfach über:
die integrierte E-Mail-Schnittstelle (z. B. automatische Weiterleitung von Rechnungseingängen)
oder die manuelle Upload-Funktion für Dateien in PDF-, ZUGFeRD- oder XRechnungsformat.
Ergebnis: Ihre E-Rechnungen sind dort archiviert, wo Sie arbeiten – digital, durchsuchbar und jederzeit verfügbar.
Sehr sicher. PDFMAILER.MAXX erfüllt die aktuellen gesetzlichen Vorgaben zur digitalen Archivierung und setzt auf hohe technische Sicherheitsstandards.
Ergebnis: Ihre sensiblen Rechnungsdaten sind nicht nur gut organisiert, sondern auch rechtlich und technisch jederzeit auf der sicheren Seite.
Nach der 14-tägigen kostenfreien Testphase können Sie PDFMAILER.MAXX als monatlich kündbares Abonnement weiter nutzen – ganz ohne langfristige Vertragsbindung.
Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot – exakt abgestimmt auf Ihre Unternehmensgröße und Anforderungen.
Hier finden Sie eine Auflistung unserer aktuellen Preise.
Wollen Sie das PDFMAILER.MAXX Abonnement nicht fortführen, können Sie nach Ablauf der 14-tägigen Testphase kostenfrei auf PDFMAILER START.FREE wechseln. Ihre Druckertreiber und Einstellungen bleiben dabei vollständig erhalten und werden auf die Funktionsweise von PDFMAILER.START gestuft. Die Nutzung ist kostenlos, der Versand ist jedoch auf drei E-Rechnungen pro Monat begrenzt.
Ja. Mit dem integrierten XRechnungs-Viewer in PDFMAILER.MAXX ist das ganz einfach.
Die XML-Daten einer XRechnung werden automatisch in eine lesbare, übersichtliche Darstellung umgewandelt – ohne zusätzliche Software und ohne technisches Vorwissen.
So sehen Sie auf einen Blick alle wichtigen Informationen wie:
Absender & Empfänger
Beträge & Positionen
Rechnungsdatum & -nummer
Ideal für alle, die XRechnungen prüfen möchten – ohne sich mit XML-Strukturen auseinandersetzen zu müssen.
Die Installation von PDFMAILER ist in der Regel in weniger als 10 Minuten erledigt.
Anschließend können Sie direkt mit dem Versenden Ihrer Geschäftsdokumente starten – ganz ohne Schulung, einfach per Druckbefehl aus Ihrer gewohnten Software.
Wenn Sie zusätzlich PDFMAILER.MAXX für den Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen nutzen möchten, unterstützen wir Sie gerne bei der schnellen Einrichtung – in der Regel ebenfalls innerhalb kürzester Zeit möglich.
*Ihre Belegdaten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Auch die Entwicklung und der Betrieb der eingesetzten KI erfolgen innerhalb der EU. Es kommen keine US-Cloud-Dienste oder US-basierten Systeme zur Verarbeitung Ihrer Daten zum Einsatz.
Wenn Sie die Stimme des Players ändern, ändert sich auch der Text der Webseite in die gewünschte Sprache.
