PDF in ZUGFeRD umwandeln – kostenlos und ohne Anmeldung
Eine PDF-Rechnung lässt sich mit dem kostenfreien Online-Tool erechnung.new von pdfmailer in wenigen Sekunden automatisch in eine ZUGFeRD-konforme E-Rechnung umwandeln. Sie laden die PDF-Datei hoch, eine KI liest Rechnungsnummer, Positionen, Steuern und Summen aus, und die fertige ZUGFeRD-Datei (PDF/A-3 mit eingebetteter XML) steht direkt zum Download bereit – ohne Software-Installation, ohne Registrierung und dauerhaft kostenfrei.
So wandeln Sie eine PDF-Rechnung in 5 Schritten in ZUGFeRD um
- PDF-Rechnung hochladen– per Drag & Drop oder Dateiauswahl.
- KI liest die Daten aus – Rechnungsnummer, Positionen, Steuern, Summen werden automatisch erkannt.
- Umwandlung in ZUGFeRD – die Daten werden in eine ZUGFeRD-konforme Datei (PDF/A-3 mit eingebetteter XML) übertragen.
- Pflichtfelder prüfen – nicht erkannte Angaben lassen sich bei Bedarf manuell ergänzen.
- Fertige E-Rechnung herunterladen – sofort einsatzbereit und rechtskonform.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern in der EU; hochgeladene Dateien werden nach der Umwandlung automatisch gelöscht.
Was ist ZUGFeRD – und warum reicht eine normale PDF nicht mehr?
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat: eine PDF-Datei, die für
Menschen lesbar bleibt, zusätzlich aber einen eingebetteten,
maschinenlesbaren XML-Datensatz enthält. Damit erfüllt sie die
Anforderungen an eine elektronische Rechnung nach EN 16931 – eine reine
PDF-Datei ohne eingebettete XML-Struktur gilt dagegen nicht als
E-Rechnung im Sinne der ab 2027 greifenden E-Rechnungspflicht. Wer heute
noch klassische PDF-Rechnungen verschickt, muss diese also in ein
konformes Format wie ZUGFeRD überführen.
Für wen eignet sich das PDF-zu-ZUGFeRD-Tool?
Das Tool richtet sich an alle, die nur gelegentlich einzelne E-Rechnungen erstellen müssen und kein eigenes ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem im Einsatz haben: – Kleinunternehmer und Freiberufler – Handwerksbetriebe – Selbstständige mit überschaubarem Rechnungsaufkommen. Wer regelmäßig größere Mengen an E-Rechnungen verarbeitet oder die Umwandlung direkt aus Word, Excel oder dem ERP-System heraus automatisieren möchte, findet mit [PDFMAILER.START] den passenden nächsten Schritt – inklusive automatisiertem Rechnungsversand.
ZUGFeRD oder XRechnung – welches Format brauche ich?
Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung, unterscheiden sich aber im Aufbau: ZUGFeRD kombiniert PDF und XML in einer Datei und eignet sich für die meisten B2B-Geschäftsbeziehungen. XRechnung ist ein reines XML-Format und wird vor allem im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) verlangt. Für den laufenden Rechnungsempfang und -versand in beiden Formaten – inklusive Archivierung – bietet [PDFMAILER.MAXX] die vollständige Lösung. Für die reine Umwandlung von PDF in ZUGFeRD reicht in den meisten Fällen das kostenlose Tool.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Die Nutzung ist vollständig kostenfrei, ohne versteckte Kosten und
ohne Mengenbegrenzung für einzelne Umwandlungen.
Nein. Das Tool läuft direkt im Browser, es ist weder eine Registrierung
noch eine Softwareinstallation erforderlich.
Die Einführung der E-Rechnung schafft die Basis für ein zukünftiges Meldesystem, das Unternehmen verpflichten wird, ihre steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Umsätze elektronisch an die Finanzverwaltung zu melden. Dieses System soll Umsatzsteuerbetrug bekämpfen und eine effizientere Steuerverwaltung ermöglichen.
Die Digitalisierung im E-Rechnungsumfeld fördert Effizienz, verringert Fehler, verkürzt die Bearbeitungszeiten und unterstützt den Umweltschutz durch reduzierten Papierverbrauch.
Rechnungsnummer, Rechnungspositionen, Steuersätze und Summen. Nicht
automatisch erkannte Pflichtfelder können manuell ergänzt werden.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf gotomaxx-Servern in der EU.
Nach der Umwandlung werden alle hochgeladenen Dateien automatisch
gelöscht.
Das kostenfreie Online-Tool erzeugt ZUGFeRD-Dateien. Für die
zusätzliche Erstellung im XRechnung-Format bietet der PDFMAILER-
Druckertreiber beide Formate integriert an.
Sobald regelmäßig mehrere E-Rechnungen anfallen oder der Versand direkt
aus Word, Excel oder einem ERP-System automatisiert werden soll.
Bleiben Sie auf dem neuesten Stand und optimieren Sie
Ihre Prozesse mit unseren Angeboten:
Kostenfreie Online-Seminare
Praxiswissen rund um E-Rechnung und PDFMAILER.
PDFMAILER kostenfrei testen
E-Mails und Anhänge automatisiert verarbeiten.
E-Rechnungen mit KI aus PDF generieren
PDFs automatisch, kostenfrei und ohne Anmeldung in strukturierte E-Rechnungen umwandeln.