E-Rechnungscheckliste für Hochschulen – so gelingt die strukturierte Umstellung
Die E-Rechnung wird verpflichtend, auch für Hochschulen. Der rechtliche Fahrplan steht fest: Ab 2025 müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen werden können, ab 2027 müssen Hochschulen mit einem Umsatz über 800.000 € selbst E-Rechnungen versenden. Spätestens ab 2028 gilt die Pflicht dann flächendeckend.
Wer bereits Leistungen für öffentliche Stellen erbringt, ist oft schon jetzt zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet, etwa im Format XRechnung oder via PEPPOL.
Doch viele Hochschulen stehen vor einer Herausforderung: Gewachsene Prozesse, Excel- und Word-Vorlagen, individuelle Abläufe in Fachabteilungen. Wie lässt sich das in Einklang mit der E-Rechnungspflicht bringen?
Unsere E-Rechnungscheckliste für Hochschulen zeigt, wie der Übergang gelingen kann. Rechtssicher, effizient und ohne umfangreiche Systemumstellungen.
Die E-Rechnungscheckliste für Hochschulen
1. Zuständigkeiten intern klären
Bevor technische Lösungen eingeführt werden, lohnt sich ein Blick in die eigenen Prozesse:
- Wer erstellt in Ihrer Hochschule Rechnungen (z. B. Drittmittelstellen, Forschungsinstitute, zentrale Verwaltung)?
- Wer ist für den Rechnungsausgang verantwortlich?
- Gibt es bereits einen PEPPOL-Zugang oder Ansprechpartner für öffentliche Rechnungsprozesse?
Tipp: Nutzen Sie diese Bestandsaufnahme, um die Umsetzung zentral oder dezentral zu organisieren.
2. Gesetzliche Anforderungen verstehen
- Ab 1. Januar 2025: Pflicht zur Annahme strukturierter E-Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD).
- Ab 1. Januar 2027: Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen für Hochschulen mit Jahresumsatz >800.000 €.
- Ab 1. Januar 2028: Vollständige E-Rechnungspflicht.
Wichtig: Eine Rechnung im PDF-Format allein genügt künftig nicht mehr. Gefordert sind maschinenlesbare Formate auf Basis von XML.
3. Bestehende Abläufe prüfen
Viele Hochschulen arbeiten mit individuell erstellten Rechnungen aus Word oder Excel. Diese Formate liefern jedoch keine strukturierten Rechnungsdaten. Um rechtskonform zu bleiben, braucht es einen Zwischenschritt, ohne die gewohnten Werkzeuge aufzugeben.
4. Lösung finden, die sich an vorhandene Prozesse anpasst
PDFMAILER.SEND bietet einen praktikablen Ansatz: Rechnungen werden wie bisher erstellt, der Versand als strukturierte E-Rechnung erfolgt anschließend über einen Druckbefehl.
- Keine Systemumstellung notwendig
- Kein IT-Projekt oder Schulungsaufwand
- Verarbeitung per KI-gestützter Texterkennung
- Versand über ZUGFeRD, XRechnung oder PEPPOL möglich
Besonderheit: Die Lösung kann in fünf Minuten eingerichtet werden und erkennt wiederkehrende Layouts automatisch. Ideal für Hochschulen mit wiederholten Rechnungsmustern.
5. Pilotphase starten
Statt einer direkten Umstellung im großen Stil empfiehlt sich eine gestaffelte Einführung:
- Wählen Sie eine Abteilung mit regelmäßigem Rechnungsausgang.
- Testen Sie PDFMAILER.SEND mit realen Vorlagen.
- Sammeln Sie Rückmeldungen zur Bedienbarkeit.
- Klären Sie mögliche Rückfragen zum E-Rechnungsformat mit dem gotomaxx-Support.
6. Rechtssicheren Versand etablieren
PDFMAILER.SEND unterstützt alle relevanten Formate und Übertragungswege:
- ZUGFeRD: PDF mit eingebettetem XML
- XRechnung: Strukturierte XML-Datei nach EN 16931 (mit Leitweg-ID)
- PEPPOL: Europäisches Standardnetzwerk für öffentliche Auftraggeber
Hinweis: Die Lösung ist „GoBD-ready“, erfüllt also auch steuerrechtliche Anforderungen.
7. Support und Weiterentwicklung sicherstellen
Die Einführung eines neuen Rechnungsprozesses ist kein einmaliges Projekt. Gesetzliche Anforderungen entwickeln sich weiter. Daher ist es entscheidend, auf einen Anbieter zu setzen, der diese Änderungen aktiv einarbeitet.
gotomaxx begleitet Hochschulen seit Jahren bei der Digitalisierung von Geschäftspost:
- Persönliche Ansprechpartner
- Entwicklung und Support in Deutschland
- Regelmäßige Webcasts und individuelle Beratung
Fazit: In kleinen Schritten zur rechtskonformen E-Rechnung
Die Umstellung auf strukturierte E-Rechnungen ist für Hochschulen keine bloße Formalität, sondern ein Schritt in Richtung zukunftssicherer und effizienter Verwaltungsprozesse. Mit PDFMAILER.SEND stellt Ihnen gotomaxx eine Lösung zur Verfügung, die sich an Ihre gewachsenen Abläufe anpasst, höchste rechtliche Anforderungen erfüllt und durch intelligente Automatisierung spürbar entlastet.
Kurz gesagt: Sie behalten Ihre gewohnten Tools und versenden dennoch vollständig konforme E-Rechnungen mit nur wenigen Klicks.
Damit wird der E-Rechnungsversand nicht zur Herausforderung, sondern zur Routine: einfach, effizient und sicher.
Bleiben Sie auf dem neuesten Stand und optimieren Sie
Ihre Prozesse mit unseren Angeboten:
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